三大企业如何数字化其采购流程

企业迫切希望通过人工智能等新兴技术快速实现采购职能的数字化——这是我们2024年10月与Digital Procurement World联合开展的一项研究结果，该研究对全球200多位采购高管进行了调研。然而，在另进行的深度访谈中（涉及二十多位采购高管及其供应链和IT职能的同事），我们发现了阻碍这些雄心的障碍。但我们也发现了本文重点介绍的三家公司成功克服这些障碍的方法：

• BP设立了采购技术试验室，快速同步探索多家初创企业的新兴技术，并基于事实了解其投资回报潜力。
• Otto集团（总部位于德国汉堡的电商零售企业，旗下包括Crate and Barrel和Bonprix）组建新技术风险团队，与初创企业合作加速实验和共同开发应用。
• 沃尔玛设立了采购卓越中心，其使命是在全球范围内规模化推广成熟技术并最大化投资回报。

新方法的必要性

我们发现的一大障碍是传统的IT投资和采用流程。Otto新技术风险团队负责人Arno Baltruschat告诉我们：“由IT管理的传统合同谈判流程不适合初创企业环境。”

传统方法通常以大型供应商为中心，以冗长的谈判和合同周期为特征，不适合探索初创企业正在开发的有前景的数字创新。企业历来使用超过50页的刚性合同模板，往往需要数月才能最终确定。在与初创企业打交道时，这显得过度且过于缓慢。这些合同的刚性（通常基于预期收益和预定推出计划对技术做出多年承诺）限制了关系的创新潜力，忽视了通过实验探索新技术全部潜力的需求。

另一个挑战是将成功试点项目（专注于新技术的少数用例）扩展到更广泛的全球组织。采购职能往往难以做到这一点。

现在让我们看看BP、Otto和沃尔玛的解决方案。

BP的采购技术试验室

BP的这个部门进行快速小规模试点，探索可能为现有采购挑战提供解决方案的新兴技术。在此过程中，试验室还基于事实了解技术的投资回报潜力（或缺乏潜力）。

试点结束后，试验室团队向首席采购官提供建议，范围从“不建议进一步评估”到“建议全面采用”（附试点结果、产生的见解和商业案例）。当试点未取得有希望的结果时，它被视为学习经验而非失败。中间选项包括改进试点并与技术提供商合作共同开发额外功能。

该试验室自2023年底成立以来，已在多个技术领域进行了试点，从可持续采购到AI支持的承包商发票处理再到采购战略制定。试点通常持续三到六个月。已有三项技术获得进一步开发或全面采用的绿灯。

试验室如何运作

在启动试点之前，试验室团队识别重大的采购挑战或机遇，然后寻找潜在的技术解决方案来解决它们。BP试验室负责人Nicholas Wright表示：“我们的理念是问题优先，解决方案其次。我们在问题选择上以数据为导向。”

例如，团队发现采购经理花费数周甚至数月时间为其支出类别制定类别战略。（类别战略捕捉组织根据其业务需求和供应市场特征从供应商市场获取最佳效益的方法，并为招标、合同和管理供应商关系提供基础。）试验室团队发现，战略完成后往往未被使用，直到需要更新为止。Wright说：“战略未能实现其全部潜力，在组织内未被‘活’用。”

试验室团队扫描技术领域，发现了一个有前景的AI支持工具Cirtuo，它支持类别战略的制定，并向采购领导提议允许对该技术进行三个月的试点。他们同意并提名来自整个业务的类别和采购团队参与试点。在试点期间，采购团队使用该工具为其类别制定新战略。

试点期间创建的战略质量显著高于未使用该工具制定的战略，平均洞察力增加10倍。战略也更加多维，涵盖所有潜在价值创造领域——不仅是成本节约，还包括可持续性等公司优先事项。该工具支持收集和分析外部供应商市场数据的AI功能不仅丰富了战略，还将平均开发时间减少了50%。关键的是，节省的时间使类别经理减少研究和战略文档工作，更多地推动组织参与战略，降低了它们被搁置和未使用的风险。基于试验室团队的评估报告，BP首席采购官批准在全球采购组织中规模化推广该工具。

Otto的风险客户单元

Otto的单元名为OTTO DOCK 6，提供了一种与初创企业和新兴技术接触以进行实验甚至可能共同开发技术的方法。与传统的内部风险投资集团不同，该集团不对初创企业进行财务投资；相反，它与初创企业解决方案共同开发和试点应用，以解决紧迫的业务挑战，然后将技术移交给业务部门。该单元联合负责人Arno Baltruschat告诉我们：“初创企业可以快速响应我们的需求，我们可以更快地与初创企业合作，因为我们不需要风险投资公司进行A轮投资所需的尽职调查和开销。”在过去四年中，风险客户单元与50家初创企业建立了非投资合作伙伴关系。

风险客户单元如何运作

该单元的方法始于一个规模可观、具有战略重要性的业务问题，而不是一个有前景的初创企业或有趣的技术。一旦识别出高价值问题，该单元就会寻找初创企业并进行试点，可能与初创企业和业务同事合作共同开发技术应用，以在Otto运营中使用该技术。这些合作的合同是三到六页的协议，通常只需几周即可最终确定。

鉴于试点的目标是快速学习和发展，它们在规模、范围和持续时间（两到三个月）上故意有限。试点结束后，该小组评估结果，并可能在可能满足重大投资回报障碍时建议进一步推广。目前，只有约40%的技术被采用。与科技初创企业的成功项目包括自动产品损坏检查和产品的ESG评分。

基于AI的自动谈判成为风险客户单元近期的焦点。2023年，它开始寻找科技初创企业，以帮助更有效地管理长尾供应商（大量提供非战略性事物的低价值协议公司）。它选择了Pactum，一家专注于AI驱动谈判软件的初创企业。2024年初，该单元与Pactum合作，并与Otto企业采购部门和供应链管理职能的领导者和买家合作，测试AI聊天机器人是否能与供应商谈判简单条款，如付款天数和折扣。

买家的参与对试点的成功至关重要，特别是在与供应商沟通和选择合适参与者方面。买家在识别支出类别和供应商方面发挥了关键作用，以确保试点对核心业务运营的干扰最小。为了降低运营风险，他们专注于不太战略性的产品和服务。为了限制财务风险，他们选择了年支出水平在10万至25万欧元之间的供应商。试点总共涵盖了所有合格供应商约2400万欧元的支出。在受邀参与的供应商中，近65%接受。在参与试点的供应商中，70%成功达成协议，为Otto产生了增量节省。

基于第一次试点的成功，团队接下来邀请更大的供应商，涉及更多的外部支出。第一阶段仅在三个月内成功完成。到2024年底，Otto向高级管理层提交了一份战略实施计划，提议将自动谈判扩展到更复杂的类别和更复杂的条款，包括定价和奖金。今年，该项目将从风险客户单元转移到一个运营卓越中心，负责在整个采购组织中推出数字技术，并进一步增强技术以用于新应用。

沃尔玛的采购卓越中心

采购卓越中心（CoE）为采购团队提供专业知识和资源，使他们能够通过部署最佳实践流程和加速推广提供高投资回报的成熟技术解决方案来更好地支持业务。

沃尔玛的CoE成立于2018年，最初专注于推广电子拍卖技术，该技术允许多个供应商实时竞标合同。2021年，该中心还开始支持实验、试点以及随后全球推广新兴技术，包括Otto也使用的Pactum AI谈判聊天机器人和BP也使用的Cirtuo技术。

CoE如何运作

它培训国际市场的领导者、买家和供应商，在现场支持他们。沃尔玛全球采购总监Anton Sheberstov告诉我们：“我们很快意识到，如果在当地市场嵌入支持，效果会更好。整个组织对电子拍卖技术有一系列经验、误解甚至先前的失望，因此提出具体和本地化的令人信服的理由非常重要。”现场工作人员得到后台团队的支持，帮助设置电子拍卖、培训供应商和管理电子拍卖。

在当地团队获得足够知识并实现持续推广的足够动力后，当地超级用户被设立为现场支持人员的替代方案。（超级用户是经验丰富的内部团队成员，在电子拍卖实施和采用期间提供一线支持。）沃尔玛全球采购高级总监Bayan Hariri告诉我们：“现在有几位经验丰富的用户和电子拍卖的积极倡导者，我们将他们转变为当地超级用户。通过这种方式，我们保持了本地存在。”

这种效率提升使CoE能够将重点转向增强电子拍卖格式和模板，并考虑新兴技术。沃尔玛全球采购副总裁Michael DeWitt表示：“今天，我们已经使用电子拍卖在全球非常广泛的支出类别中采购了数十亿美元的支出。我们 consistently 看到采购节省高于面对面谈判，并已开始实验、试点和支持新兴技术的推广，以进一步加速采购数字化。”

哪种适合您？

决定三种加速器方法中哪种最适合您的公司取决于所讨论技术的成熟度。试验室最适合探索新兴技术，以基于事实了解其投资回报潜力。风险客户单元非常适合共同开发早期创新。而CoE擅长规模化推广成熟技术。正如这些例子所示，加速采购数字化不仅需要新技术，还需要新的部署方法。