什么是人力资源信息系统(HRIS)？

人力资源信息系统(HRIS)是一种软件，可帮助组织维护详细的员工信息，并管理和自动化核心人力资源流程。

HRIS作为员工数据库

HRIS提供了一个集中化的员工主数据存储库，人力资源管理部门需要这些数据来完成核心HR任务。HRIS软件存储、处理和管理员工数据，包括：

• 姓名
• 地址
• 国民身份证(非美国)或社会安全号码
• 入职日期
• 签证或工作许可信息(针对国际招聘)
• 薪酬
• 选择的福利(健康保险、牙科、视力等)
• 家属信息

一些HRIS平台还存储诸如考勤、工作历史、培训发展和绩效评估等信息。HRIS软件通常还提供HR功能，如招聘、申请人跟踪、考勤管理、绩效评估和福利管理。HRIS还可以提供员工自助服务和会计功能。

HRIS功能

作为HR工具，HRIS通常包含处理以下任务的模块：

• 核心HR
• 主数据管理
• 组织管理(如职位和部门)
• 员工和管理者自助服务
• 缺勤和休假管理
• 福利管理
• 工作流
• 绩效管理
• 招聘和申请人跟踪
• 薪酬管理
• 培训跟踪(可补充学习管理系统和组织发展)
• 报告和基本分析
• 工资单
• 入职培训

HRIS提供全面的功能集，满足大多数HR需求。没有HRIS，数据可能存储在未受保护或基于纸张的文件或电子表格中。手动数据输入可能导致错误，手动交叉检查文档和电子表格可能耗时且常常令人困惑，特别是在数据捕获和存储方式缺乏标准化的情况下。

即使购买了特定系统来覆盖某个流程(如福利管理)，也可能需要手动输入员工数据变更以保持系统更新。如果使用多个系统，可能需要对每个系统重新输入数据，或者用户可能需要从一个系统导出数据，更改后再导入另一个系统。

在某些情况下，工资单可能是HRIS的一部分。然而，许多供应商要么不将工资单作为其HRIS产品的一部分，要么将其作为与HRIS集成的单独系统销售。

HRIS的重要性

HRIS对组织和HR部门很重要，因为它有效地维护和管理详细的员工信息。在某些方面，HRIS可以被视为"智能"员工信息数据库。数据的交互、可以执行的流程以及报告能力使系统中存储的数据更易于访问和使用。这些数据使HR团队能够维护准确的员工记录，并生成有用的报告，为HR和组织决策提供信息。

HRIS中存储的信息还促进了组织与员工之间无缝高效的互动，从而有助于创建更加员工友好的文化。具有自助服务功能的HRIS使员工能够对自己的信息负责。他们可以根据需要独立访问或更新信息，无需涉及或等待HR人员。例如，他们可以检查自己的福利或休假累计，或自行更新联系方式。这不仅为员工提供了便利，也简化了HR团队的信息管理。

HRIS信息还使公司能够更好地了解员工。公司可以利用HRIS生成的知识和见解，以有意义和个性化的方式与员工联系，帮助员工发现合适的培训计划，制定职业发展计划，并确定工作场所绩效需要改进的领域。

通过数字化和自动化，HRIS消除或减少了对基于纸张和手动HR流程的需求。它提供了一个集中化的存储库来维护和更新HR政策和程序，使HR部门能够自动化、简化和标准化许多HR管理任务，最大限度地减少处理请求的延迟和不准确性。

HRIS的一个相关好处是减轻了HR员工的管理负担。通过自动化和简化许多标准HR流程，HRIS使员工能够专注于执行更具战略性和高价值的工作，在那里他们独特的人类技能可以得到最佳应用。

HRIS还促进了准确的记录保存和报告。这些报告促进了更明智、数据驱动的决策，并增强了运营一致性和组织范围内的问责制。

HRIS在实现合规性方面也可以发挥关键作用。例如，可以存储监管数据，如美国平等就业机会信息或英国工作时间选择退出，使组织能够深入了解员工队伍。

HRIS在使其他HR系统能够访问员工数据方面可以发挥关键作用。工资单和学习管理系统等系统需要这些数据来为员工提供HR服务。HRIS通过与这些系统集成来促进这种访问。将HRIS与其他应用程序集成还创造了更高的HR效率，并减少了对多个系统进行数据输入的需求，从而最大限度地减少了可能阻碍员工参与的代价高昂的错误的可能性。

HRIS优势

HRIS软件可以为公司的HR流程和程序注入新的活力。虽然优势因公司选择的系统或模块而异，但以下是HRIS软件的关键优势：

• 加速任务：HRIS使HR部门在耗时、重复或繁琐的管理任务上花费更少时间，有助于确保员工数据的准确性，并使员工更容易管理自己的信息
• 减少文书工作：拥有集中化的员工数据存储库消除了存储纸质文件的需要，减少了物理存储需求，并使搜索和查找信息更加容易
• 简化预测分析和可视化：大多数HRIS软件可以生成各种报告，提供即席报告能力，并提供关于重要指标(如人员数量和流动率)的HR分析
• 赋能员工：员工可以直接访问和更改其个人信息，无需联系HR
• 提高生产力：自助服务功能简化了更改员工主数据或组织数据的过程，比基于纸张的请求更省时
• 保持合规性：许多HRIS程序具有监控能力，并在设计时考虑了特定的合规法规
• 提供安全和隐私：HRIS包含多层安全和隐私控制，以保护员工数据并保持其私密性
• 提供可扩展性：基于云的HRIS可根据组织需求轻松扩展
• 提供数据驱动功能以支持组织决策：一些HRIS软件包括预测分析、预测和建模等功能

HRIS挑战

设计良好的HRIS软件可以为组织及其HR功能带来许多好处。然而，它也带来了一些挑战。组织需要意识到这些挑战，以充分利用他们实施的HRIS。一些挑战包括：

• 选择困难：一些公司可能难以选择"正确"的HRIS
• 使用困难：现代HRIS工具通常是复杂、多功能的庞然大物，可能会让许多HR团队不知所措
• 数据隐私：作为敏感数据的存储库，HRIS必须包含控制措施来保护数据免受泄漏和破坏
• 监管合规：HRIS还必须符合关于数据安全和隐私的监管要求
• 变革阻力：实施HRIS可能会遇到HR团队和普通员工群体的阻力

HRIS软件类型

HRIS软件通常分为多个类别，例如：

• 全面HRIS：这些软件工具充当支持运营和战术HR流程的数据集中化数据库
• 有限功能：这些应用程序专注于一个或两个核心HR流程，如工资单、福利管理或学习管理
• 运营HRIS：此软件类别将协助HR和管理者满足人才管理需求
• 战略HRIS：战略HRIS工具辅助人力资本管理流程进行分析、决策和目标设定
• 战术HRIS：此类别专注于合规性、效率、招聘、培训和其他内部员工队伍管理流程

基于云的HRIS

基于云的HRIS通过互联网交付，可由授权用户访问。这些系统设计直观且用户友好，以便HR人员和员工都可以轻松访问和使用它们。

一些云HRIS系统允许系统管理员自定义用户体验。这样的自定义在本地系统中可能无法实现。同时，基于云的系统提供与本地产品相同的功能，以简化许多核心HR流程并简化员工数据管理。

几乎所有云原生HRIS产品都包含合规功能。这些系统有助于确保HR活动与合规要求和法律保持一致。

最后，先进的基于云的HRIS软件包括AI能力。AI算法和机器学习模型分析大量数据并生成可操作的实时洞察，使HR团队能够升级他们在招聘、人才管理、学习和发展等方面的HR实践。

基于云的HRIS产品通常作为月度或年度订阅提供。定价通常基于统一费率模型或每人每月计划。

HRIS与HRMS的区别

HRIS和人力资源管理系统(HRMS)的精确定义各不相同，但许多专家认为，HRMS通过将人才管理和HCM选项添加到人力资源信息系统中来提供更大的功能。

人才管理功能通常包括：

• 员工入职流程
• 继任计划
• 职业发展计划
• 学习管理

HCM功能通常包括：

• 劳动力跟踪
• 时间输入和评估
• 劳动力管理

选择HRIS时的关键考虑因素

投资HRIS对任何组织来说都是一项巨大的事业。在选择软件之前，组织应该让适当的利益相关者参与进来，并彻底评估当前和未来的需求。虽然HRIS选择不是一个线性过程，但以下是组织在采用HRIS之前应考虑的一些一般步骤：

• 初步评估：此步骤识别组织当前HR流程的最大痛点