什么是人力资源信息系统(HRIS)？

人力资源信息系统(HRIS)是一种软件，可帮助组织维护详细的员工信息，并管理和自动化核心人力资源流程。

HRIS作为员工数据库

HRIS提供了一个集中化的员工主数据存储库，供人力资源管理团队完成核心HR任务。HRIS软件存储、处理和管理员工数据，包括：

• 姓名
• 地址
• 国民身份证(非美国)或社会安全号码
• 入职日期
• 签证或工作许可信息(针对国际招聘)
• 薪酬
• 选择的福利(健康保险、牙科、视力等)
• 家属信息

一些HRIS平台还存储诸如考勤、工作历史、培训发展和绩效评估等信息。HRIS软件通常还提供HR功能，如招聘、申请人跟踪、考勤管理、绩效评估和福利管理。HRIS还可以提供员工自助服务和会计功能。

HRIS功能

作为HR工具，HRIS通常包含处理以下任务的模块：

• 核心HR
• 主数据管理
• 组织管理(如职位和部门)
• 员工和管理者自助服务
• 缺勤和休假管理
• 福利管理
• 工作流
• 绩效管理
• 招聘和申请人跟踪
• 薪酬管理
• 培训跟踪(可补充学习管理系统和组织发展)
• 报告和基础分析
• 工资单
• 入职培训

HRIS提供全面的功能集，满足大多数HR需求。没有HRIS，数据可能存储在未受保护或基于纸张的文档或电子表格中。手动数据输入可能导致错误，手动交叉检查文档和电子表格可能耗时且常常令人困惑，特别是在数据捕获和存储方式缺乏标准化的情况下。

即使购买了特定系统来覆盖某个流程(如福利管理)，也可能需要手动输入员工数据变更以保持系统更新。如果使用多个系统，可能需要对每个系统重新输入数据，或者用户可能需要从一个系统导出数据，更改后再导入另一个系统。

在某些情况下，工资单可能是HRIS的一部分。然而，许多供应商要么不将工资单作为其HRIS产品的一部分，要么将其作为与HRIS集成的单独系统出售。

HRIS的重要性

HRIS对组织和HR部门很重要，因为它有效维护和管理详细的员工信息。在某些方面，HRIS可以被视为"智能"员工信息数据库。数据的交互、可执行的流程以及报告功能使系统中存储的数据更易于访问和使用。这些数据使HR团队能够维护准确的员工记录，并生成有用的报告，为HR和组织决策提供信息。

HRIS中存储的信息还促进了组织与员工之间无缝高效的互动，从而有助于创建更加员工友好的文化。

具有自助服务功能的HRIS使员工能够对自己的信息负责。他们可以根据需要独立访问或更新信息，无需涉及或等待HR人员。例如，他们可以自行检查福利或休假累积，或更新联系方式。这不仅为员工提供了便利，也简化了HR团队的信息管理。

HRIS信息还使公司能够更好地了解员工。公司可以利用HRIS生成的知识和见解，以有意义和个性化的方式与员工联系，帮助员工发现合适的培训计划，制定职业发展计划，并确定工作场所绩效的改进领域。

通过数字化和自动化，HRIS消除或减少了基于纸张和手动的HR流程需求。它提供了一个集中存储库来维护和更新HR政策和程序，使HR部门能够自动化、简化和标准化许多HR管理任务，最大限度地减少处理请求延迟和不准确的可能性。

HRIS的一个相关好处是减轻了HR员工的管理负担。通过自动化和简化许多标准HR流程，HRIS使员工能够专注于执行更具战略性和高价值的工作，在那里他们独特的人类技能可以得到最佳应用。

HRIS还促进准确的记录保存和报告。这些报告促进更明智、数据驱动的决策，并增强运营一致性和组织范围内的问责制。

HRIS还可以在实现合规性方面发挥关键作用。例如，可以存储监管数据，如美国平等就业机会信息或英国工作时间选择退出，使组织能够深入了解员工队伍。

HRIS可以在使其他HR系统访问员工数据方面发挥关键作用。工资单和学习管理系统等系统需要这些数据来为员工提供HR服务。HRIS通过与这些系统集成来促进这种访问。将HRIS与其他应用程序集成还创造了更高的HR效率，并减少了对多个系统进行数据输入的需求，从而最大限度地减少了可能阻碍员工参与的代价高昂的错误的可能性。

HRIS优势

HRIS软件可以为公司的HR流程和程序注入新活力。虽然优势因公司选择的系统或模块而异，但以下是HRIS软件的关键优势：

加速任务：HRIS使HR部门能够减少在耗时、重复或繁琐的管理任务上的时间，有助于确保员工数据的准确性，并使员工更容易管理自己的信息。

减少文书工作：拥有集中化的员工数据存储库消除了存储纸质文件的需求，减少了物理存储需求，并使搜索和查找信息更加容易。数字化还降低了购买和管理物理材料(如纸张、文件夹和文件柜)的成本。

简化预测分析和可视化：大多数HRIS软件可以生成各种报告，提供临时报告功能，并提供关于重要指标(如人员数量和流动率)的HR分析。现代HRIS软件还为员工信息提供数据可视化功能，例如自动渲染组织图表或九宫格员工评估工具。HR和高级管理层的决策者可以利用这些报告和可视化获得对员工队伍的可操作见解，并采取适当行动解决差距。

赋能员工：员工可以直接访问和更改其个人信息，无需联系HR。

提高生产力：自助服务功能简化了更改员工主数据或组织数据的过程，比基于纸张的请求更省时。审批工作流使更改能够被批准或拒绝，并自动通知必要的人员。HRIS还可能提供移动功能，扩展自助服务并为远程工作者提供额外的灵活性。

保持合规性：HR任务受到高度监管，几乎没有出错余地，特别是从监管合规的角度来看。许多HRIS程序具有监控功能，并在设计时考虑了特定的合规法规。最可靠的HRIS产品还会自动跟踪不断变化的法规。这有助于组织保持合规性，避免不合规的负面后果，如法律问题、罚款、财务损失和声誉损害。

提供安全性和隐私性：在处理敏感个人信息时，数据安全和隐私是重要因素。使用纸质表格或电子表格时，信息很容易被未经授权的人访问。这可能导致严重的数据泄露及相关问题，如声誉损害或监管罚款。HRIS包含多层安全和隐私控制，以保护员工数据并保持其私密性。

提供可扩展性：基于云的HRIS根据组织的需求轻松扩展。随着公司的发展，HRIS可以扩展或缩减，以便继续提供员工数据管理和核心HR标准化的好处，同时对HR工作流的干扰最小。

提供数据驱动功能以支持组织决策：一些HRIS软件包括预测分析、预测和建模等功能，可以帮助HR和公司领导基于实际数据做出明智决策。他们还可以创建关于未来人员需求的预测和模型，以更好地为变化做准备，并确保人才管道到位，帮助组织实现其目标和目的。

HRIS挑战

设计良好的HRIS软件可以为组织及其HR功能带来许多好处。然而，它也带来了一些挑战。组织需要意识到这些挑战，以充分利用他们实施的HRIS。一些挑战包括：

选择困难：一些公司可能难以选择"正确"的HRIS。为了帮助选择决策，首先分析组织的需求、痛点以及期望HRIS解决或改善的挑战非常重要。确保产品与业务目标保持一致也很重要，不要被不需要或特别有用的组件或模块分散注意力。

使用困难：现代HRIS工具通常是复杂、多功能的庞然大物，可能会让许多HR团队不知所措。在所有用户开始使用系统之前，提供适当的培训和文档非常重要。这可以平滑学习曲线，并最大限度地减少不正确使用的可能性。

数据隐私：作为敏感数据的存储库，HRIS必须包含控制措施来保护数据，防止泄露和破坏。最好的HRIS产品通过基于角色的访问控制(RBAC)、数据加密、强密码要求和多因素认证(MFA)等措施提供多层数据安全。

监管合规：HRIS还必须符合关于数据安全和隐私的监管要求。组织必须选择即使在法规变化时也能保持合规的HRIS软件。不合规的HRIS可能使企业容易受到代价高昂的监管罚款和法律问题的影响。

变革阻力：实施HRIS可能会遇到HR团队以及普通员工群体的阻力。为了最大限度地减少阻力，决策者应在进行昂贵投资之前清楚地传达HRIS的好处。

HRIS软件类型

HRIS软件通常分为多个类别，例如：

全面HRIS：这些软件工具充当支持运营和战术HR流程的数据集中数据库。

有限功能：这些应用程序专注于一个或两个核心HR流程，如工资单、福利管理或学习管理。

运营HRIS：此软件类别将协助HR和管理者处理人才管理需求，如招聘、晋升和其他与人员相关的流程。运营HRIS软件专注于提高现有系统的效率。

战略HRIS：战略HRIS工具辅助人力资本管理(HCM)流程，用于分析、决策和目标设定。

战术HRIS：此类别专注于合规性、效率、招聘、培训和其他内部员工队伍管理流程。

各种HRIS软件面向不同规模的组织，从小型和中小型企业一直到大型企业。通常，差异在于每个流程领域的功能范围和深度。虽然大多数HRIS软件覆盖了上述流程的很大一部分，但许多针对中型企业的系统在每个功能上的功能深度不如针对大型企业的系统。

基于云的HRIS

基于云的HRIS通过互联网交付，授权用户可以访问。这些系统设计直观且用户友好，以便HR人员和员工都可以轻松访问和使用。

一些云HRIS系统允许系统管理员自定义用户体验。这种自定义在本地系统中可能无法实现。同时，基于云的系统提供与本地产品相同的功能，以简化许多核心HR流程并简化员工数据管理。员工自助服务功能几乎总是包含在云HRIS中。员工可以从Web浏览器或移动应用程序登录HRIS，访问其个人信息、下载文档并发出休假或其他请求。

大多数基于云的HRIS是可扩展的，因此它们可以随着组织的发展而增长。凭借其灵活的架构，它们可以处理新员工、供应商、地理位置、合同以及相关的增长量，而不会破坏其核心功能。此外，它们可以与其他HR系统集成，为HR流程和工作流提供更多功能。

几乎所有云原生HRIS产品都包含合规功能。这些系统有助于确保HR活动与合规要求和法律保持一致，包括劳动、移民和员工安全法律。

最后，先进的基于云的HRIS软件包括AI功能。AI算法和机器学习(ML)模型分析大量数据并生成可操作的实时见解，使HR团队能够升级其在招聘、人才管理、学习和发展等方面的HR实践。高级领导还可以利用这些见解做出更明智的决策，以提高员工参与度和保留率。

基于云的HRIS产品通常作为月度或年度订阅提供。定价通常基于统一费率模型或每员工每月(PEPM)计划。价格可能会根据用户数量、功能、存储、集成和自定义等因素而变化。一些提供商还提供本地和混合云选项。这些通常在现场使用永久许可模型提供，供应商提供持续维护会产生额外费用。

HRIS与HRMS的区别

HRIS和人力资源管理系统(HRMS)的确切定义各不相同，但许多专家认为，HRMS通过将人才管理和HCM选项添加到人力资源信息系统中来提供更多功能。

人才管理功能通常包括：

• 员工入职流程
• 继任计划
• 职业发展计划
• 学习管理

HCM功能通常包括：

• 劳动力跟踪，通常作为一个系统跟踪所有必要的工作并将该工作分配给工人，通常在小时工角色中，如在制造工厂中。
• 时间输入和评估
• 劳动力管理

比较HRIS、HRMS、HCM和HXM

HRIS通常与类似术语如HRMS、HCM和HXM一起使用。尽管在口语中可能会互换使用，但这些术语有细微差别。

HRMS：HRMS是HR专业人员用于管理HR功能的一组软件应用程序。它指的是更全面的软件，使用HRIS但还涉及人才管理中更复杂的功能。

HCM：人力资本管理是一套全面的实践和工具，用于招聘、管理和发展员工。HCM还指组织用于自动化招聘、管理和劳动力发展的软件类别。HCM软件应用程序套件使HR团队能够处理众多HCM功能，包括招聘和绩效管理。

HXM：人力体验管理(HXM)是一个专注于收集和分析与员工体验相关数据的过程。HXM的目标是改善整体员工体验。HXM软件专注于连接核心HR、工资单、人才管理和人员分析流程。

通常，HRIS指的是存储员工数据并自动化核心HR功能的技术。因此，它充当员工信息的集中数据库。HCM软件包括简化以员工为中心的流程的功能，如人才管理、时间跟踪和劳动力管理。HRMS产品包括HRIS功能和HCM功能，以简化工资单、人才管理、分析等。HXM明确指用于管理员工体验的软件。

HCM既是一组HR流程，也是一个软件类别的名称。相比之下，HRMS是一组集成软件应用程序和其他用于管理HR流程的技术。HRMS几乎与较少使用的HRIS同义。然而，HRIS可以仅指核心管理系统。

核心HR技术系统长期以来一直在HRIS和HRMS标签下销售，但HCM最近开始取代这两个术语。

选择HRIS时的关键考量

投资HRIS对任何组织来说都是一项巨大的事业。在选择软件之前，组织应让适当的利益相关者参与，并彻底评估当前和未来的需求。虽然HRIS选择不是一个线性过程，但以下是组织在采用HRIS之前应考虑的一些一般步骤：

初步评估：此步骤识别组织当前HR流程的最大痛点和挑战。组织应确定谁将参与HRIS选择过程，以及是否将在内部进行。员工和资源有限的小型企业可能考虑聘请顾问。

收集内部数据：对公司HRIS软件必要的功能和特性进行内部审计。这可以通过访谈员工、管理者和利益相关者，并观察日常运营来实现。员工输入至关重要，因为它有助于使采用新HRIS更容易。例如，拥有大量远程办公或经常出差员工的公司可能会反馈用在线时间记录系统取代基于考勤钟的系统。基于考勤钟的系统在制造环境中更有意义，因为员工在现场执行所有工作。

创建清单：在内部评估之后，应制定一个清单，注明所有确定的 requirements。随着公司经历各种研究阶段，应定期更新此清单。

评估预算限制：一旦需求列表最终确定，可以确定项目预算。这可以通过执行预算练习来实现，该练习调查公司可能面临的预算、技术和时间限制。HRIS供应商还可以帮助缩小公司成本和预算。成本评估可以分解为软件、硬件、实施和支持。例如，如果公司选择基于云的HRIS，硬件成本不是因素，而软件通常作为月度订阅定价。

选择供应商：创建供应商清单，并根据组织的需求和 requirements 评估HRIS供应商，以创建潜在供应商的候选名单。在收集了初步和内部评估的所有见解后，公司可以准备征求建议书。一旦选择了供应商，公司可以决定是选择基本包并在业务扩展时添加更多模块和功能，还是从全面包开始。

HRIS供应商

众多公司提供功能丰富的HRIS软件。以下是一个未排名的HRIS提供商示例列表：

• SAP SuccessFactors
• Gusto
• Rippling
• BambooHR
• FactoHR
• Workday
• Namely
• Optimum
• Zenefits

一些HRIS平台非常适合中型公司，包括以下产品：

• BambooHR
• Rippling
• Gusto
• Paycor
• ADP

下面提到的一些也可以支持小型公司的HRIS需求：

• SAP SuccessFactors
• BambooHR
• UltiPro
• Zenefits

HRIS技术的未来

HRIS技术正在不断发展。虽然自动化HRIS并不新鲜，但系统的特性和功能预计将变得更加高效和有用，以适应远程工作和全球化日益增长的趋势。当员工在不同的地点、部门和专业领域工作时，拥有HRIS至关重要。

HRIS技术的演变趋势包括：

人工智能和机器学习：随着自动化技术的进步，HRIS的未来可能包括AI和ML的集成，以帮助用户做出直观决策。这些智能系统将能够检测员工想要完成的任务，例如更改福利选择或请求休假。这也将使基于AI和ML的HRIS产品能够提供主动解决方案，例如使用AI驱动的云技术进行工资计算和时间跟踪。基于AI的面部识别可以消除对密码、ID徽章或排队签到工作的需求。

绩效管理：HRIS产品正在引入全面的绩效管理功能，可以完全改变员工绩效的跟踪、评级和沟通方式。许多组织适应不断变化的HR趋势缓慢。然而，随着HRIS技术变得更加先进，这些组织将能够采用新的绩效管理计划，为绩效评估提供更多选择。

合规性和法规：通过摆脱复杂的工资单并寻求访问自动化合规性，公司可以避免合规违规和处罚。未来的HRIS平台将提供自动化合规性，使公司能够跟上复杂且不断发展的合规法律。

软件即服务：本地HR系统或SaaS选项被广泛采用，使组织更容易从任何地方访问HR信息。这一趋势可能在未来几年扩大，并在工作场所和员工集体运作方式中发挥重要作用。

HR系统的高级集成：工资单和HRMS都扮演着重要但独立的角色。对于大多数组织来说，工资单通常维护相应的工资和时间数据，而HRMS存储所有员工数据。现代HRIS程序提供高级集成，通过将这些互补系统集成到一个平台中来防止当前业务生态系统的中断。这样，企业可以将工资和时间与员工数据连接起来，并利用这些因素管理绩效、参与度和生产力。基于云的HRIS工具在将数据发送到工资单和HR内的本地和全球系统方面也发挥着重要作用。

用于劳动力规划的预测分析：一些HRIS工具提供的预测分析使HR专业人员能够做出更多数据驱动的决策。例如，HRIS可以通过分析实时数据和历史数据来预测流失率。

员工自助服务：当前的HRIS工具为员工提供自助服务门户，让员工访问其个人信息或执行诸如管理福利或请求休假等任务。

HRIS分析师做什么？

通常，HRIS分析师确保高效组织和呈现有关公司内HR功能所有方面的信息。HRIS分析师是经过高度培训的HR专业人员，具备IT和HR技能，负责管理和维护HRIS，并提供有关员工生产力、考勤、培训和工资的相关和有益数据。

HRIS分析师还确保IT部门遵守HR法规，为员工提供必要资源，并安排适当的系统更新和升级。

HRIS分析师的其他一些职责可能包括：

• 将业务需求和用户需求转化为清晰的技术要求
• 设计、实施和维护HRIS
• 排除HRIS问题
• 为HR用户和其他员工提供技术支持
• 评估HRIS以识别改进领域并提出建议
• 实施或添加措施以加强数据质量、安全性和隐私性
• 向高级领导提供报告和见解以协助决策

大型组织可能雇佣几名HRIS分析师专注于特定的HR任务，如员工福利、薪酬或培训。

HRIS分析师可以成为组织HR部门的有价值补充。他们可以提供这些具体好处：

• 为HRIS的员工和管理用户提供客户服务
• 基于HRIS流程和结果分析提供建议
• 为大量员工信息进行数据输入
• 确保员工信息和数据保持机密和安全
• 由于分析师在报告前编辑和确认数据，提高了准确性

大多数公司雇佣至少拥有信息技术、人力资源或工商管理学士学位的HRIS分析师。熟悉主要HRIS软件几乎是强制性的，而具有IT项目管理、数据分析和系统开发生命周期的经验被认为是加分项。此外，具有强沟通和解决问题能力、批判性思维技能和注重细节的HRIS分析师更有可能被考虑雇佣。

许多公司不要求其HRIS分析师获得认可机构的认证。然而，为了在就业市场中具有竞争力，确保职业发展并增加其薪资潜力，建议他们通过获得来自认可和全球认可实体(如国际人力资源信息管理协会(IHRIM))的认证来提供其在该领域卓越表现和对HR承诺的证明。

根据Glassdoor的数据，2025年美国HRIS分析师的平均基本工资为83,101美元。经验丰富的HRIS分析师每年可赚取高达119,810美元。在纽约、洛杉矶、丹佛和西雅图等大城市，薪水往往更高。HRIS分析师的实际薪水取决于许多因素，包括经验年数、地点和教育水平。