数字卫生：邮件管理
这是关于数字卫生的3（或4，我还没决定）部分系列的第1部分。
邮件可以说是现代互联网的支柱。它不仅是沟通手段，还是在线操作的事实身份。因此，邮件不仅仅是我沟通的方式，也是我在线身份的体现。是的，有些服务仍然使用用户名和密码；但绝大多数服务使用邮件作为用户身份。这可以说使邮件成为最重要的在线账户。其他一切都依赖于邮件。
邮件也是我完成大部分工作的地方。从技术支持，到回复友好邮件，再到接收发票；它是我的职业运作的工作空间。出于所有这些原因，我的邮件组织良好且易于使用。
人们经常评论我回复邮件的速度和个人化，这是因为我的收件箱通常只有几封邮件。这并不是因为我自然不接收邮件（我运营两个B2C网络服务！）。相反，这是因为我非常积极地维护一个干净的工作空间。就像木匠保持工具整洁；或咖啡师在每次冲泡咖啡后清洁设备和柜台；我在每次使用后整理邮件并清理收件箱。
相当有趣的是，人们认为这很困难。但事实并非如此。一旦我开始保持干净的收件箱，我的工作量实际上显著减少，因为我收到的每封邮件都值得关注。重要的邮件不会被埋在一堆新闻通讯、垃圾邮件、收据和其他可能堵塞工作空间的杂物之下。
以下是我的做法：
首先，我有2个邮件地址。第一个是我用作身份的地址。这是一个我从高中就开始使用的Gmail地址，我用它注册在线服务、填写表格以及其他所有需要在线身份的事情。我不费心使用邮件别名，因为这只会使我的身份更难控制。我尊重那些这样做以跟踪数据泄露的人，但我不想麻烦。
第二个邮件地址是我的对话地址。这是人们可以联系我的地方，无论是寻求支持还是只是打个招呼。我没有任何与此邮件地址相关的网络服务或在线身份，因此我在这里收到的每封邮件都来自一个人。
我的邮件也不是广告和营销的地方（我们稍后会谈到），也不是我阅读新闻通讯的地方。这是一个工作和沟通的地方。对于新闻通讯，我使用RSS阅读器（我选择Reeder作为客户端）。如果一个网站或新闻通讯不支持RSS（这非常罕见）而我确实想接收更新，我使用Kill the Newsletter，它会创建一个接收邮件的RSS源。如果RSS不合你的口味，这也可以是另一个专门用于新闻通讯的邮件账户。
这是我邮件策略中最重要的部分之一。我的收件箱不是休闲阅读的地方。当我打开邮件时，我是有目的的。如果我想跟进我关注的新闻通讯和博客，我可以躺在沙发上，打开我的RSS阅读器，在我不试图工作时享受它们。
由于我的第一个邮件地址用于注册网站、应用程序等；它不可避免地会收到营销邮件（即使我虔诚地从不勾选那个复选框）。每当我收到营销新闻通讯时，我总是点击退订。我不感兴趣。如果我收到来自该公司的另一封邮件，我会将其报告为垃圾邮件。这是不可协商的。无视退订的公司应该受到惩罚，唯一的方法是使他们的邮件送达指标稍差。也许他们会学到教训。可能不会。
当新邮件进入我的收件箱时，我会明确处理它。每封邮件都像这样处理：
- 如果值得回复，回复它或根据信息采取行动。
- 如果需要行动或深思，我 either 在我的待办事项列表中创建一个项目，或将邮件稍后处理。
- 如果是营销邮件或新闻通讯，我退订，或者如果它们持续发送，标记为垃圾邮件并阻止。
- 如果是订阅收据，或任何其他我无法阻止的重复邮件，我设置一个过滤器自动归档这些邮件，以便在需要时可以找到它们。
- 最后归档它。一旦完成，我归档所有邮件，因此收件箱只有未读和未处理的邮件。你可以通过简单地选择所有邮件并立即归档来开始，然后按照上述步骤进行。
我只是继续这样做。我发现随着时间的推移，一旦杂物被退订、过滤或移动到其他地方；进入我收件箱的唯一邮件是需要我关注的重要邮件。此外，我每天只收到5到15封邮件，它们不会被埋没，并且处理所需的认知负担显著减少。
自然，每个人的工作流程会根据他们所做的工作和个人偏好而有所不同。然而，我认为普遍来说，积极处理邮件会为你以及你互动的人和服务创造更好的体验。这只是我喜欢的方式。
你也可以控制接收哪种类型的邮件。如果你看一下我的联系页面，你会注意到它是有意格式化的，并定期调整。我有一张我的大照片，提醒人们他们正在与一个人互动（这对支持请求特别有用）。然后它提供了最常请求资源的轻松链接。我指定了我的工作时间，确立人们在等待我的回复时需要耐心，尤其是在周末（这对支持请求也特别有用）。最后，我的邮件在底部以非复制粘贴（可能也是反机器人）格式呈现。
我鼓励人们随机给我发邮件。特别是如果是为了讨论我的帖子，邀请我喝咖啡，或者只是打开沟通渠道。该页面旨在引导人们寻找信息，帮助他们快速解决查询，并提醒他们我不是一个无名的客户支持代理。
我很幸运能决定哪些邮件重要，因为我是为自己工作。然而，即使你收到大量无法过滤的邮件，拥有一个关于你可以归档或退订的系统将不可避免地使生活更轻松。
邮件如果使用得当，是一个很好的工具。它是一个较慢沟通的地方，对某些人来说是一个连接的地方。在许多方面，它是自我的延伸。我喜欢保持它整洁。