为什么文档版本控制很重要？

尽管最佳实践已经发生变化，但许多组织仍缺乏合适的版本控制策略。适当的文档版本控制可以改善协作和事实核查。

人们不应再需要在文档文件名后附加姓名首字母或使用其他命名约定来跟踪文档版本并进行协作。不幸的是，这种方法仍然存在。

虽然文档版本控制在过去几十年中取得了显著进展，但许多组织仍然缺乏必要的管理技能来改进这一策略。尽管这些变化有助于简化工作，但它们也让组织养成了不良的版本控制习惯。组织必须采用适当的版本控制，以优化其内容管理系统（CMS）的潜力，并为训练企业级大语言模型（LLMs）提供权威的文档集合。

什么是文档版本控制？

文档版本控制是管理文档库中文件更新的计划策略。当所有企业内容管理（ECM）系统都在本地运行且文件存储成本是一个考虑因素时，版本控制是一个有意识的选择。内容团队必须在修订跟踪与存储限制、成本和业务需求之间取得平衡，并且每个人都知道哪些版本被保留和丢弃。

保留文档的最后50个副本是版本控制，但这远非版本控制策略。

在现代基于云的ECM世界中，组织对存储的担忧较少。版本控制是自动的，并且通常隐藏在视野之外。虽然大多数云内容管理提供商提供某种默认程度的版本控制，但它们可能缺乏结构，因此这不是真正的版本控制。保留文档的最后50个副本是版本控制，但这远非版本控制策略。

然而，内容团队不应引入复杂性。版本控制在人们知道它存在并且可以在不减速的情况下使用它时效果最佳。版本控制策略必须无缝融入组织，并满足法规和合规要求。

文档版本控制利用操作系统的文件管理功能以及从存储设备读取数据和向存储设备写入数据的能力。文档作为文件存储在操作系统文件系统中。它具有文件名和基本属性，例如创建日期和时间、大小和访问控制权限。

文件系统支持四个基本操作，通常称为CRUD：创建、读取、更新和删除文件。保存对文件的更改会在文件系统中生成新版本。

ECM系统使用CRUD操作来管理文档版本控制。它在内容库中组织存储的文件，并提供预定义字段（包括标题和作者），这些字段链接到文件名。ECM系统维护文件版本列表以生成连续更新的历史记录。它使用此历史记录来支持版本控制操作，例如恢复先前版本、跟踪版本和查看版本历史记录。历史记录还提供修订的审计跟踪。

组织需要版本控制来跟踪文档的更新。并且，通过适当的控制，员工可以撤销常见错误。适当的版本控制提供以下好处：

协作：适当的版本控制策略可以跟踪多个人的贡献。在协作和编辑时，员工可以搜索、查找和编辑其他人更改的内容。
区分官方和草稿内容：在处理政策和指南时，员工可以找到前几年的官方版本和修订过程中的草稿。最新版本可能不是最近批准的版本，适当的版本控制可以帮助员工区分草稿和批准的内容。
查看过去的标准：员工应知道在发生操作时哪个文档版本是当前的。如果一年前的操作违反当前政策，员工还可以参考旧版本以确定它是否违反政策。内容团队必须为这些场景以及任何相关的法规合规性跟踪和维护批准的版本。

尽管版本控制有好处，但它仍然给日常内容创建者带来挑战。关键挑战包括以下内容：

存储：即使在云环境中，存储也有限制和成本。关于员工应保留旧版本多长时间的规则可以帮助减轻这些成本。
管理：组织存储的版本越多，管理每个文档迭代所需的努力就越多。一些组织可以自动化文档版本控制，但这在版本控制从一开始就计划时更容易实现。规划设定了员工对文档工作流程的期望，并确保符合组织的内容生命周期政策。
复杂性：控制太少或太多都会带来挑战。员工需要简单的版本控制来理解并很好地使用它。无论采用何种方法，不当的沟通都会造成混乱。

为了正确管理版本控制，内容团队必须充分了解组织的需求。为了确定最佳的版本控制实施策略，内容团队应提出以下问题：

在计划管理版本时，内容团队不应将所有内容视为相同，并且必须区分草稿和发布版本。许多人每天处理不同的内容集，但每个组处理不同类型的内容。版本控制策略应考虑这些差异。

内容团队还应了解他们当前的情况。如果组织使用基于云的CMS，版本控制可能已经在进行中。通常，这意味着每次保存都会生成一个新版本。如果CMS自动保存文档，组织会保存许多版本。此外，CMS可能会丢弃一些重要版本，因为人们频繁保存更改。

没有组织需要文档的50个版本——至少在员工创建它们几周后不需要。对于每种类型的内容，内容团队应检查组织如何管理文档以及人们采取哪些步骤来满足他们的版本控制需求。记录这些需求有助于内容团队制定有效的版本控制策略。

编者注：本文最初由Laurence Hart撰写，并由Geoffrey Bock扩展。 Laurence Hart是CGI Federal的咨询服务总监，拥有超过20年的IT经验。 Geoffrey Bock是Bock & Company的首席顾问，为组织提供数字时代业务内容技术的建议。