可辩护的数据管理：从Sound Around诉Friedman案中汲取的教训

人们很容易认为取证问题只会发生在其他团队身上。一些组织假设他们的数据足够有序，或者认为在需要时能够找到所需的信息。Sound Around, Inc. 诉 Friedman 案的判决表明，这种信心可能转瞬即逝。当一家公司未能识别其核心数据系统之一时，法院明确指出，“我们不知道”不是一个可以接受的答案。

Sound Around诉Friedman案发生了什么？

在Sound Around, Inc. 诉 Friedman（纽约南区法院，2025年10月）一案中，数据提供方未能识别并提交其数据仓库中的数据，该仓库存储着销售、关税、费用和佣金数据等关键信息。当被质询时，他们声称没有意识到该系统包含相关信息，或者没有意识到他们需要提交其中的“原始数据”。法院并不认同。

法官Katharine H. Parker明确表达了她的立场：

“Sound Around的律师认为其不需要提交其保管和控制下的系统中存储为数据的响应信息，这绝对是错误的。联邦民事诉讼规则第34条长期以来一直要求应诉方对与诉求和辩护相关的文件和信息进行合理搜索。”

法院还指出了律师有责任保持对技术和民事诉讼规则的胜任能力。换句话说，仅仅依赖IT部门或假设电子取证平台会自动处理一切是不够的。法律团队需要了解存储其客户数据的系统，并确保对这些系统进行了适当的搜索。

法院传达的信息很直接：取证义务延伸至存储相关业务信息的每一个系统。如果数据有助于组织的运作，它就属于取证范围。这包括数据库、客户关系管理系统、会计平台和报告工具等。

这对法律团队意味着什么？

此类案件的发生并非因为人们不再关心。它们之所以发生，是因为数据环境不断增长，而停下来进行清理需要时间。随着时间的推移，系统会重叠，所有权变得模糊，知识会淡化。而当取证来临时，很难确切地说出数据在哪里。

构建可辩护的数据管理实践

解决方案并不复杂。它始于了解你拥有哪些数据并使其保持有序。TCDI 的可辩护流程管理方法借鉴了精益六西格玛的5S框架。它简单但有效。

整理：识别和评估数据资产

你可以从清点资产开始。创建一个集中列表，记录数据存储位置、所有者及其用途。完成后，将每个来源标记为活跃、已归档或已废弃，并核实其是否仍支持当前业务或法律需求。通过移除冗余或过时的信息，你可以降低风险，提高专注度，并使取证管理更易于处理。 从哪里开始：使用自动数据映射或发现工具来找出被遗忘的存储库、重复存储或可能造成不必要风险的过时工作成果。

整顿：为可访问性和控制而组织

一旦确定了要保留的内容，就要让它易于查找和管理。为文件夹、存储库和权限建立逻辑结构，使每个数据集都有明确的归属和所有者。一致的标签和访问规则有助于确保能够快速定位数据并进行适当处理。 从哪里开始：构建一个简单的数据位置矩阵，显示每个数据类别、其存储位置以及负责人。

清洁：清理、验证和记录

接下来，清理剩余的数据。这一步关乎准确性和可辩护性。检查元数据、权限和完整性以确认数据完整性。修复发现的任何不一致之处，更正错误标签的文件，并处理重复项。 从哪里开始：记录纠正或移除了什么以及原因。将这些文档保存在可访问的位置并定期更新。在审计或取证期间的透明度至关重要。

标准化：建立规则和培训

一旦结构建立起来，确保其得以坚持。定义明确的命名约定、保留规则和访问策略。使其与组织的法律和IT要求保持一致。记录这些标准，并确保每个人都能遵守。 从哪里开始：发布简单的工作辅助工具或快速参考指南，并将数据处理标准纳入入职和培训中，使良好的习惯成为常规。

维持：监控、审计和改进

最后，将这些习惯融入组织。安排定期审查，以确认数据保持准确、最新和正确分类。跟踪例外情况，并在系统或团队发展时进行调整。 从哪里开始：使用仪表板或计分卡来监控合规性，并突出显示需要关注的领域。此外，务必认可那些持续维护清洁、可辩护数据环境的团队。

这不是什么光鲜亮丽的工作，但正是这种结构才能建立信心和可辩护性。一个清洁、文档齐全的数据环境可以节省时间、降低风险，并在法庭开始提问时展现出控制力。

底线

无知并非幸事，尤其是在电子取证领域。法院期望法律团队及其合作伙伴了解自己的数据，并能在需要时提交数据。 清晰地审视你的数据格局。映射你的系统，清理陈旧的数据，并明确所有权。Sound Around不得不在法庭上吸取这个教训。如果你花时间了解你的数据，你就可以避免同样的结果。

Emily Fedeles Czebiniak 是一位拥有超过14年诉讼、电子取证、隐私、网络安全和人工智能经验的律师。在TCDI，她帮助制定公司的技术战略，专注于负责任的AI治理以及将生成式AI融入创新工作流程。作为技术和数据领域公认的思想领袖，Emily经常通过演讲和著作分享她的见解。

Geoff McPherson 是TCDI的首席流程官。作为精益六西格玛黑带大师，他指导TCDI的可辩护流程管理计划，该计划涵盖流程和精益六西格玛的法律辩护。他管理TCDI内部和外部的持续流程改进工作，专注于诉讼技术流程、服务和交付成果。Geoff还为TCDI的员工进行精益六西格玛培训和认证。在加入TCDI之前，Geoff花了16年时间在工业和商业社区开发和实施培训计划，并指导制造、金融服务和医疗保健等多个行业的精益六西格玛工作。他是阿拉芒斯社区学院精益六西格玛学校的联合创始人，并通过北卡罗来纳州立大学支持的课程培训和认证了超过3000名学生。