完美交接：协作如何增强端到端电子发现

电子发现的每个阶段都依赖于前一个阶段。数据收集为处理奠定基础，处理方式影响审查的展开，审查决策又为生成策略和最终的案件结果提供依据。当这些阶段在不同供应商间独立运作时，整个过程更像是系列冲刺而非协调的接力赛。

问题是，当需要传递接力棒时，你是顺利交给面前的队友，还是必须从五码外投掷并希望他们能接住？

按需专业知识

EDRM的每个阶段都需要专业知识和技术技能。但同样重要的是团队知道何时以及如何利用这些专业知识。当你与管理从收集到生成的每个步骤的电子发现合作伙伴合作时，协作变得轻松自如。

由于这些部门跨事务协同工作，他们更了解团队每个成员的专业知识。他们知道出现问题时应向谁求助，以及如何在下一阶段开始前预测其需求。这种熟悉度使得决策更快、沟通更清晰，并建立起只有并肩工作才能产生的信任水平。

以下是TCDI如何跨部门利用知识的示例：

Erin Swakopf | 取证运营经理 数字取证团队

在一个项目中，我们对云数据的取证收集给电子发现的摄取和审查带来了困难挑战。由于数据源的限制，我们在少数独特字段中遇到了处理空白。我们与客户数据服务（CDS）和客户服务（CS）团队协调，改进了自定义字段映射，使我们能够标准化命名约定。通过合作，我们能够防止搜索错误，同时提高客户在审查期间的可用性。

既定工作流程和共享语言

这种服务水平不易复制。当涉及多个供应商时，即使是最详细的剧本也需要时间整合，因为每个团队都需要了解其他团队的操作方式。然而，提供端到端解决方案的电子发现合作伙伴已经知道如何协同工作，并可以根据每个客户的需求定制这些既定工作流程，同时识别新的效率提升点。

此外，接受类似培训（如精益六西格玛认证）的专业人员共享共同语言。他们使用相同的原则评估性能、解决问题并保持精确性。这一共同基础增强了问责制，确保每个工作流程都设计为在压力下可靠执行。

以下是TCDI如何定制既定工作流程的示例：

Jason Bentley | 项目总监 客户服务团队

2019年，TCDI接手了一个客户项目，这是我们面临过的规模最大、最复杂的诉讼。尽管我们成功完成了数据迁移，但该项目考验了我们已有的系统和流程。我们采用精益六西格玛、流程法律辩护和业务流程管理工具，将它们结合成一个紧密交织的学科，这后来定义了公司的运营方式。这种新结构使我们能够创建一种全面创新的电子发现和数据组织方法，为所有诉讼流程提供了灵活性和问责制。可辩护流程管理为即使是最复杂的工作流程带来了非凡的纪律性和组织性，从而提高了可辩护性。

通过连续性降低风险

在管理风险时，这种可靠性变得更加关键。每次数据在供应商之间移动时，都有可能遗漏或误解某些内容。流程或文档中的小不一致可能会在后期发展成更大的问题。

与一个合作伙伴合作可以控制这些风险。收集数据的同一批人理解数据将如何处理以及为何做出某些决策。这种连续性水平最大限度地减少了返工，并在受到质疑时支持可辩护性。

它还将敏感数据保持在单一、一致的安全框架内。访问控制、权限和审计日志遵循一套标准，在每个阶段减少暴露并加强信任。

以下是TCDI如何降低风险的示例：

Jennifer Andres | 副总裁，MSMR项目 文档审查团队

我们有一个非常大的案件（数千万份文档）需要在几周内完成审查。在与客户多次交谈后，很明显，线性审查文档对客户来说既不具成本效益也不高效。与我们的客户服务（CS）团队合作，我们应用了各种筛选技术和高效工作流程来分离需要保留的文档，以便可以生成其余部分。结果，我们成功地从潜在审查中移除了数百万份文档，并使用各种分析来定位群体并确保编码的一致性。通过使用如此复杂的工作流程，我们创建了详细的文档，为所有相关团队概述了流程。这使得向客户更新变得无缝，流程解释易于遵循。

更自信的交接

让一个供应商管理每个阶段可以带来效率和一致性，但仅凭这一点并不能使其成为合适的选择。重要的是进行尽职调查，找到人员、流程和优先事项与你一致的合作伙伴。这种共同理解建立了信心，推动每个项目毫不犹豫地前进。最终，这归结于你能否自信地传递接力棒，并相信它会按预期到达终点线。