如何向董事会进行演示：成功演示的15个技巧

董事会演示能够影响重大决策。遵循Metrigy CEO兼首席分析师Robin Gareiss提供的这15个专家技巧，确保您的演示取得成功。

1. 了解听众和会议后勤安排

在开始工作前，询问谁将参加会议，并获取每个人的简历和照片。了解他们的兴趣领域、教育背景和专业专长。您参加会议是有原因的，所以需要思考：“我能提供哪些他们还不知道的信息？”

还需要了解重要的后勤安排。您或您的助理应该询问以下基本问题：

• 会议是虚拟还是面对面（或更可能是混合形式）？
• 具体安排（实体地址、虚拟连接方式、开始和结束时间）？
• 是否可以提前到达，如果可以，能否提前设置演示？
• 是否有需要参加的早餐或午餐会议？
• 着装要求是什么？
• 对技术有任何偏好或要求吗（例如幻灯片尺寸、适配器等）？是从我的笔记本电脑驱动演示，还是需要在会前发送给某人加载到更大的演示文件中？
• 听众期望的会议形式是什么（例如PowerPoint versus互动式虚拟白板）？
• 是否会有人协助主持会议、做笔记和记录后续行动项？

2. 确定董事会需要听取的内容

在深入演示内容之前，了解听众（这里指董事会）对成功结果的定义很有帮助。如果可能直接询问，这将有助于指导整个演示。您甚至可以提前调查与会者，了解他们的目标、需求、挑战和预期结果。

例如，如果成功意味着董事会成员和/或高管了解正在考虑的新技术，那么工作就是教育他们。如果对董事会而言，成功是基于投资回报率做出决策，那么就计算ROI并提出建议。

此时，您应该估算使演示成功需要多少时间，并在日历上预留出这些时间。

3. 创建并确认议程

基于收集的信息，创建一个详细说明演示内容的议程。为每个部分设定时间估计，并在议程文件中添加每个部分的额外细节。在将演示议程发送给董事会批准或修订之前，请同事进行同行评审。然后，根据需要修订并开始制作内容。

4. 了解您的数据

无论您演示什么，数据和指标都是关键。您可以非常聪明和经验丰富，但如果您的建议和见解有数据支持，它们将更有分量和权威性。数据可能需要初步研究，可能依赖现有仪表板，或来自第三方。但它需要成为您演示的一部分。

5. 创建视觉效果

您可以创建多种类型的演示，合适的形式取决于具体情境。您可以做传统的PowerPoint演示，或考虑使用Miro等白板应用来呈现视觉展示。如果演示是虚拟的，考虑使用支持互动的技术——例如，使用Slido进行投票，使用Prezi将您作为演讲者置于内容前面，甚至使用Zoom或Webex的虚拟举手功能提问。总体而言，确保演示遵循以下准则：

• 保持简洁明了：使用演示来阐述关键点，但真正的内容应该是您所说的内容。
• 保持视觉化：在屏幕上显示成排的文字不会增加任何价值，因此使用视觉效果来增强您的信息。
• 保持简单：不要在每张幻灯片或屏幕上塞入太多内容。一般来说，每张幻灯片应支持一到两个关键点。

完成后，确保同事进行审核，这引出了下一点。

6. 找到您最严厉的批评者

与您认为严厉的批评者一起演练演示。如果那个人提出一些严厉的批评，不要感到受伤——这是好事！现在总比在董事会会议室好。

也请批评者提出棘手的问题。这有助于您为可能被问到的问题做准备，并让您有信心为艰难的质询做好准备。

7. 练习、练习、再练习（在镜子前）

无论我演示多少次，对于重大活动，我总是练习。实际上，我会在镜子前大声练习，这样我就能看到自己在董事会面前的样子。我展现的是自信还是不确定？如果是后者，是时候重新评估内容了。

演示准备的一个好的经验法则是：

• 首先与内部严厉批评者一起演练演示。
• 进行修订，然后在会议前一两天练习。
• 前一晚，再次在镜子前进行第三次练习，并保证良好的睡眠。睡眠对成功非常重要。此外，避免在重要演示前晚饮酒。

8. 发送演示文稿——等等，取消这个建议

许多演讲者建议提前发送演示文稿。我不同意。提前发送时，董事会成员无法了解上下文。他们不知道图片可能意味着什么，或者图表支持什么观点。更糟的是，他们可能得出错误的结论。

我倾向于提前发送详细的议程和可能的支持文件（研究报告、产品信息、项目背景等）。但我的建议是在演示之后发送演示文稿，这样听众就有了正确的上下文。此外，在发送之前，可能有一些问题您希望解决或澄清。您可以在发送给董事会之前解决任何问题。

9. 为成功着装

这比应有的更难决定。乍一看，您可能认为西装是董事会会议的合适服装，大多数时候确实如此。但我也曾穿着西装参加会议，而董事会董事穿着牛仔裤和毛衣——然后我感觉自己穿得太正式了。在后勤会议中询问着装要求是可以接受的，以便您与房间的"氛围"保持一致。如果没有这些信息，我总是会穿着正式，以示对当前任务的尊重和严肃态度。

10. 提前到达会议

考虑到可能导致延误的任何问题（交通、车辆故障、进入大楼时的安检等），请在预定开始时间前一小时到达。

11. 可视化结果

在任何重要演示之前，多次闭上眼睛可视化结果：您完成了演示，董事会成员握着您的手说：“干得好！太棒了。我学到了很多。我信任您领导这个项目。”

12. 带一名助理

如果预算和权限允许，在会议中有一名助理非常有价值，可以跟踪后续事项、记录与您角色相关的笔记、处理任何技术问题，并在会议期间提供任何其他需要的支持。

13. 控制流程

保持按计划进行很重要，但您也希望允许灵活性，包括提问时间。这是一个平衡行为。我通常喜欢允许随时打断，因为如果有人对我说的某件事耿耿于怀，他们可能直到问题得到解决才会听进其他任何内容。

14. 展现自信——和谦逊

练习环节应该让您对交付出色演示的能力充满信心。记住，如果您在那里，您在那里是有原因的。您应该有信心。但这种信心不应溢出为傲慢。事实上，保持谦逊也很重要。如果您不知道某个问题的答案，完全可以说：“这确实是个好问题，我不确定答案。但我向您保证，会议结束后我会为您找到答案。“或者，“这是个好问题，我没有硬数据答案，但我可以就此给出我的意见。”

15. 及时跟进并衡量成功

会议结束后，跟进越快越好。实际上，在后勤电话之后，预留适当的时间（几小时、几天——无论您认为可能需要多少）总是明智的，这样如果您需要，这段时间就不会被其他安排占用。然后，询问进展如何，以及您是否达到了预定的成功标准。

关于作者：Robin Gareiss是Metrigy的CEO兼首席分析师，负责监督研究产品开发、进行初步研究并为领先的企业、供应商和运营商提供建议。25年多来，Robin为数百名高级IT高管提供建议，范围从财富100强到财富1000强，制定技术战略并分析他们如何转变业务。