什么是采购计划？

采购计划（也称为采购管理计划）是一份用于管理寻找和选择供应商过程的文档。该计划论证了外部供应商的必要性，并阐述了从识别项目需求到签订合同的整个供应商寻找流程。

采购计划的目标是提高采购流程的效率、效力和透明度。该文档具体描述了如何获取产品或服务，以及在项目期间如何管理供应商。

采购计划的核心组件

成功的采购计划通常包含以下关键要素：

交易中使用的合同类型
用于评估供应商绩效的指标说明
所提供产品或服务的计划交付或实施日期
必须遵守的组织标准标识
涉及的供应商数量及其管理方式说明
新采购对项目计划约束和限制的影响分析
交付周期与项目进度的协调安排
项目预审合格供应商的标识（如已知）

如何编写采购计划

1. 阐述采购流程

概述从供应商获取产品或服务必须采取的步骤，以及管理该流程所需的工作。

2. 明确角色与职责

识别参与项目的不同人员及受项目影响的所有利益相关者，包括：

监控流程并控制预算、进度和项目风险的项目经理
创建工作说明书（SOW）并监督供应商技术要求的技术经理
提供项目合同相关建议和文档的合同经理
提供合同建议并做出合同决策的高管层
协助合同起草并提供法律建议的律师

3. 识别采购需求

说明组织需要采购的产品或服务，并论证为何需要从外部供应商而非内部获取。

4. 定义项目时间表

提出项目时间表，描述需要产品或服务的时间范围，帮助团队了解采购流程的开始和完成时间。

5. 定义变更审批流程

描述公司的变更管理流程，特别是如何对采购流程和文档进行变更，确保变更必要、得到理解并获得所有相关人员的批准。

6. 识别供应商管理技术

说明合同签订后管理供应商的技术，确保供应商履行合同义务并按预期质量提供产品或服务。技术包括：

基于成本和风险分析的供应商选择标准
创建包含项目时间表、截止日期和合规要求的工作说明书（SOW）
使用关键绩效指标（KPI）衡量产品或服务质量
定期召开项目会议
要求供应商定期向项目负责人提供进度更新

7. 定义相关法律管辖

识别所有法律要求，确保公司和供应商遵守相关法规，如《加州消费者隐私法》或《通用数据保护条例》。

8. 识别付款方式

说明采购过程中使用和接受的不同付款方式和货币，详细列出定期付款条款以避免纠纷。

9. 解释风险管理流程

详细说明项目的风险状况，包括：

风险容忍度
风险概率
风险严重性
使用的合同类型
合同中概述的政策和程序
需求审查和批准流程

工作说明书（SOW）是风险管理的关键要素，定义了供应商必须遵循的项目活动、交付成果和时间表。

10. 识别项目约束和限制

说明项目团队和供应商必须处理的所有约束和限制，包括：

进度限制
法律合规
预算限制
外部利益相关者
地理限制
安全要求
标准和规范

采购规划的好处

采购计划为组织带来诸多好处，包括：

提高采购流程的透明度和可预测性
帮助公司将相似需求整合到一个合同中，或将复杂需求分解为多个合同包以最大化成本节省
让组织提前确定额外的 staffing 需求
允许公司比较实际绩效与计划项目活动和时间表，并及时调整偏离轨道的流程
为所有利益相关者提供会面讨论需求的机会
让组织估算完成采购流程和签订合同所需的时间

采购软件示例

采购软件是自动化采购和库存记录过程的计算机程序或套件，可分为四大类：

采购到付款（P2P）软件：管理请购、采购、收货、付款和核算商品与服务的过程。
采购软件：通过自动化采购周期步骤并将采购功能与会计功能链接，简化采购流程的后半部分。
提案请求（RFP）软件：帮助组织创建和管理 RFP 文档。
支出分析软件：帮助公司收集、分类和评估支出数据。

采购计划指南：从需求识别到供应商管理的全面解析

本文详细介绍了采购计划的定义、核心组件及编写步骤，涵盖合同类型选择、供应商绩效评估、风险管理流程等关键要素，并列举了常见的采购管理软件工具及其功能分类。