Hay CFP管理方法

作者：Andrew Hay，LEO网络安全联合创始人兼CTO
2017年9月25日

我经常在全球各地会议上发言，因此很多人问我如何管理大量的摘要和安全论文征集（CFP）提交。我认为有必要写一篇博客文章来解释我的流程。由于没有更好的名称，我们姑且称之为Hay CFP管理方法。需要注意的是，这种方法可应用于博客文章、白皮书、学术文章和新闻报道等多种场景。

我在OpenDNS、DataGravity和LEO网络安全团队中已成功验证了这一方法。保持组织性不仅帮助管理大量活动、提交的演讲和重要截止日期，还能跟踪团队成员的全球分布及其演讲内容。

和大多数人一样，我最初通过电子邮件搜索和文档（本地及Google Drive、Dropbox等）来管理摘要和提交。但遗憾的是，随着提交、接受/拒绝的演讲及其对应日期的不断增加，这种方法难以扩展，尤其适用于整个团队而非个人时更是如此。

于是我开始使用Trello——一款流行且免费的基于Web的项目管理应用，它采用看板方法组织项目（看板）、列表（任务列表）和任务（卡片）。每年9月底，我会为来年创建一个看板（称为“2018会议CFP日历”），如果尚未创建，还会有一个看板来跟踪摘要的开发生命周期（称为“演讲摘要”）。

在“演讲摘要”看板中，我创建多个列表作为会议摘要和其他有用信息的泳道：

• 开发中：正在积极开发但尚未准备好的演讲。
• 已完成：开发完成并准备在即将举行的活动中交付的演讲。
• 已交付：至少已交付一次的演讲。
• 杂项：存放常用表单信息，如简短简介（少于50字符）、详细简介（少于1500字符）、商务邮寄地址（避免每次访问公司网站）和CISSP号码（因为谁记得住？）。
• 已退休：我个人规定，每个演讲只使用一个日历年。当演讲变得过时、无聊或不再被接受时，我将卡片移至此列表。但这并不意味未来不能以“2.0版本”复兴话题，因此保留卡片很有价值。

在“2018会议CFP日历”看板中，我创建多个列表作为各种CFP的泳道：

• CFP开放：存放所有已知的即将举行的会议卡片，即使尚未知悉具体细节（如地点、CFP开放/关闭时间等）。
• CFP关闭剩余<30天：存放确认关闭日期在30天内的会议卡片。注意，记录卡片中的详细信息（如关闭日期、CFP机制（如电子邮件vs.网络表单）和活动相关URL）非常重要。
• 已提交：存放我已提交的会议及相关卡片。注意，我总是提供提交摘要的链接以提醒自己演讲内容。
• 已接受：存放已接受的演讲卡片。注意，我总是复制接受通知的电子邮件（或链接）以记录可能重要的细节，并确保将卡片日期更改为演讲日期和时间段以保持组织性。
• 参会但不演讲：这是一个通用分类，用于我需要参加但可能不演讲的活动（如展台值班、参加培训等）。卡片及相关日期帮助保持日程有序。
• 已接受但退出：有时生活会发生意外。此列表包含因各种原因不得不退出的会议提交卡片。我将这些卡片保留在单独列中，以显示哪些被成功接受并可能适合明年，同时记录退出原因（如冲突、个人问题、外星人绑架等）。
• 已完成：此列表用于已完成的演讲卡片。同样，我保留这些以供来年看板参考，因为它们提供了CFP开放、关闭以及场地和会议日期的大致时间。
• 已拒绝：并非所有提交都会成功，也不是每个人每次都能被接受。我认为，跟踪被拒绝的演讲与跟踪已接受的演讲同样（甚至更）重要。这不仅让你了解哪些内容不适合特定活动，还能记录审稿人反馈，以便未来提交不同风格或类型的摘要。
• 不参与2018：此列表存放错过截止日期（嘿，这会发生）、因冲突无法提交或选择不提交演讲的会议卡片。

需要注意的是，我每年保持上述列表顺序一致，以最小化针对Trello API的可视化仪表板开发时间（我将在未来的博客文章中解释）。这可能听起来工作量很大，但一旦设置好看板，你就可以每年重用。实际上，复制去年的看板比每年重新开始要容易得多，因为它会携带卡片和细节。然后，你只需用新的场地、日期和URL更新旧卡片即可。

现在我们已经创建了看板结构，接下来需要开始用卡片填充列表——我将在下一篇博客文章中解释。除了卡片相关的文章，我还会在后续文章中解释流程的另外两个组成部分。作为参考，以下是即将发布的博客文章：

• 单个卡片及其结构
• 在流程中移动卡片
• 可视化你的看板（及其好处）

本文首次发表于LEO网络安全。