我在庞大Excel表格中不再迷路，全靠这两个功能

如果你曾经在包含数十个工作表和数千行数据的工作簿中工作过，你就会知道很容易迷失方向。前一分钟你还在检查AR列中的公式，下一分钟你已经翻到了三个工作表之外，试图记住你应该确认什么。多年来，我花费在回溯步骤上的时间与分析数据的时间一样多。我冻结和取消冻结窗格，并设置临时解决方案，只是为了跟踪我所做的更改。当我发现大多数人都不知道的Excel中的两个功能时，这一切都改变了：监视窗口和自定义视图。它们共同为我提供了一种跟踪重要数字的方法，而不会在数据的海洋中迷失方向。一旦你尝试了它们，我怀疑你会不想在没有它们的情况下使用Excel工作。

监视窗口

无论滚动到哪里，关键单元格始终可见

监视窗口是Excel中最被低估的功能之一，它就像一个浮动的小型仪表板，无论你走到哪里都跟着你。一旦启动它，你可以选择要监视的特定单元格或范围，即使你滚动到很远的地方或切换到另一个工作表，它们的值也会实时更新。它在一个整洁的面板中显示工作簿名称、工作表、确切的单元格引用、公式和当前值，你可以在工作时保持打开状态。

你可以通过“公式”选项卡下的“公式审核”打开监视窗口，或者同时按下Alt + M + W键。窗口打开后，单击“添加监视”，选择要关注的单元格，并将它们添加到列表中。从那里，你可以通过双击其标题栏将监视窗口停靠在功能区的下方，或者让它浮动在屏幕上。删除单元格同样简单；在面板中选择它并单击“删除监视”。

我第一次尝试它时，正在为装修做预算，并从三个单独的工作表中提取数据。每次我在三个工作表中的任何支出类别中更改一个数字时，我都需要查看它如何影响位于单独工作表上的总项目成本。没有监视窗口，我不断地在工作表之间切换并迷失位置。有了它，我只需固定总项目成本单元格，在需要的地方进行调整，并实时观察数字更新。正是在这种情况下，你才会意识到监视窗口有多么重要。

想象一个财务模型，其中你的留存收益位于资产负债表选项卡的C28到F28单元格中，但净收入显示在损益表工作表的B34到E34单元格中。与其每次在损益表上调整收入或费用输入时来回切换，你可以将资产负债表的C28到F28单元格（留存收益）固定到监视窗口，并立即看到你更改的效果。

因为你可以添加任意多的单元格，所以当你在审核复杂公式或跨多个工作表甚至跨多个工作簿监视多个KPI时，监视窗口也是无价的。它将Excel转变为一个最重要的数字始终可见的工作空间。

自定义视图

立即重置你的工作表

如果监视窗口是关于保持重要数字可见，那么自定义视图是关于调整工作表的整个布局，以便你在给定时刻只看到重要的内容。你不必每次需要向不同的受众展示报告时重新格式化它，而是可以将这些设置保存为一个视图，并在它们之间即时切换。

Excel中的自定义视图会记住隐藏的行或列、筛选器、滚动位置，甚至打印设置，例如边距和页眉。假设你有一个主销售报告，显示每个区域的结果。有时你需要看到整个画面，但其他时候你只想深入研究亚洲部门。没有自定义视图，这意味着应用筛选器，使用它们一段时间，然后手动重置所有内容。使用自定义视图，你保存一个名为“所有区域”的版本和另一个名为“仅亚洲”的版本。你不必每次都设置筛选器，而是选择你想要的视图，Excel会为你完成工作。

要保存视图，首先按照你喜欢的方式排列你的工作表——隐藏一些列，应用筛选器，缩放，滚动到某个部分等。然后，转到“视图”->“工作簿视图”->“自定义视图”->“添加”。命名视图并勾选要包含的设置（显示设置、打印设置）。之后，当你想恢复该排列时，返回到“自定义视图”，选择你保存的视图，并单击“显示”。

当你有一个服务于多种目的的单个工作表时，自定义视图最为重要。当我担任关系经理时，我有一个包含我所有客户数据的电子表格。然而，为了与我主管的日常讨论以确定我的通话备忘录，我需要隐藏所有机密或不必要的列，显示客户的姓名、地址和电话号码，并根据他们的平均账户余额按降序对整个列表进行排序。与其每天花费时间隐藏和取消隐藏行，我只需切换视图，工作表就会自动重新塑造自己。

在打印方面，该功能也是无价的。如果你需要一个带网格线的版本供自己笔记使用，另一个为利益相关者隐藏Excel中默认网格线的版本，你可以将每个设置保存为单独的视图。你不必在每次打印作业前双重检查设置，只需选择你想要的并继续即可。

有一个值得注意的限制。自定义视图在包含Excel表格的工作簿中不起作用，因此如果你的数据格式化为表格，你需要在创建视图之前将其转换回范围。这种权衡可能不适合每个工作流程，但当它适合时，自定义视图可以使导航和呈现大型工作簿更加顺畅。

不再在表格中迷失方向

当你将监视窗口和自定义视图结合使用时，Excel不再感觉像一个迷宫。监视窗口让你最重要的数字无论你走到哪里都保持可见，而自定义视图只需单击一下就能让你回到你需要的精确布局。对于任何使用大型、多工作表工作簿的人——特别是如果你同时处理多种报告格式或需要跨选项卡跟踪公式——这些功能可以产生巨大的变化。它们内置于Excel中，使用无需任何成本，并使导航复杂的电子表格感觉不那么令人不知所措。一旦你尝试了它们，你可能会发现无法停止使用它们。