Outlook与Microsoft 365系统单次邮件发送收件人数量限制解析

你是否曾好奇Microsoft Outlook和Microsoft 365在发送单封邮件时能处理多少收件人地址？尽管Outlook是强大的通信工具，但发送邮件（尤其是向大型群组发送）涉及底层Microsoft 365或Exchange Online服务设置的限制。

对典型用户最重要的限制并非基于晦涩的文件大小，而是基于每封邮件和每日的收件人数量：

• 每封邮件收件人数量：默认情况下，单封邮件最多可发送给500个独立收件人（涵盖“收件人”、“抄送”和“密送”字段总和）。管理员可将此限制提高至1,000。
• 每日收件人速率限制：默认情况下，用户在24小时内可发送邮件至总计10,000名收件人。

当你将联系人组（个人分发列表）添加到邮件时，服务器会在检查每封邮件限制前将该组扩展为独立成员。因此，包含600名成员的联系人组将超出默认500名收件人的限制，导致邮件发送失败。

超出这些限制可能导致未送达报告（NDR）和发送中断。此外，发送大量邮件时若未进行适当的列表管理（尤其未使用密送隐藏收件人地址），会增加网络安全风险。这可能使邮件更容易遭受意外“全部回复”、暴露地址，并可能使收件人成为邮件欺骗或网络钓鱼攻击的目标。实施强大的电子邮件安全解决方案（如Proofpoint Essentials或类似的网络钓鱼防护工具）以及使用密送等最佳实践，有助于确保群发通信的安全性。

Microsoft在其文档中提供了有关这些Exchange Online发送限制的官方指南。

大型分发的变通方案

为遵守Microsoft 365的限制并维护良好的电子邮件实践（包括适用情况下的HIPAA合规电子邮件标准）：

• 检查成员数量：在向大型联系人组发送邮件前，检查其包含的成员数量。从Outlook联系人/人员部分打开组以查看和计数成员。
• 拆分大型列表：如果组超出每封邮件收件人限制（通常为500或1,000），将其拆分为多个较小的联系人组。
• 使用密送：始终考虑对大型分发使用密送字段，以保护收件人隐私并降低风险。
• 考虑专用工具：对于超大型或频繁的邮件发送，调研专为批量发送和列表管理设计的电子邮件营销平台或服务。

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如果你的组织定期发送大型收件人列表或需要确保安全、合规的消息传递，仅靠Microsoft 365可能不足。这正是额外保护层和送达能力工具的用武之地。

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